Cestovní náhrady a pracovní cesty v SAP SuccessFactors: od žádosti po zaúčtování

Dvoudenní pracovní cesta k zákazníkovi do Vídně obvykle znamená účtenky v peněžence, schválení v e-mailu a dotaz účetní, na který projekt náklady patří. Trippy tyhle kroky spojuje do jednoho procesu. Co zaměstnanec zadá v žádosti, se použije ve schválení, ve vyúčtování i v účetnictví.

Jak probíhá pracovní cesta v Trippy

Zaměstnanec vyplní žádost o pracovní cestu, tedy elektronický cestovní příkaz. Uvede, kam a kdy jede, čím pojede a na které nákladové středisko nebo projekt cesta patří. Ve stejné žádosti může požádat i o zálohu na pracovní cestu. Žádost pak projde schválením podle pravidel firmy.

Účtenky během cesty vyfotí mobilem a k vyúčtování je přiloží později. Po návratu založí vyúčtování přímo z původní žádosti a doplní jen to, jak cesta skutečně proběhla. Kdo jezdí často, může vyúčtovat několik cest najednou. Trippy spočítá náhrady, odečte vyplacenou zálohu a upozorní na doklad, který už mohl být jednou uplatněn. Po schválení se peníze proplatí ve mzdě, nebo bankovním převodem, podle toho, co si zaměstnanec zvolil. K měsíční uzávěrce má účtárna přehled cest, které už proběhly, ale ještě nejsou vyúčtované.

Stravné a cestovní náhrady podle zákoníku práce

Výpočet stravného dělá Trippy samo. Počítá tuzemské i zahraniční stravné podle délky pracovní cesty a krátí ho za snídani, oběd nebo večeři, které zaměstnanec dostal. Sazby pro tuzemsko i desítky zahraničních destinací jsou v aplikaci připravené. Když vyjde nová vyhláška, administrátor je upraví sám a nemusí čekat na dodavatele. Nové sazby platí od data účinnosti, starší cesty se dál počítají podle původních. Kurzy cizích měn se automaticky načítají z ČNB.

Schvalování podle toho, kdo za náklady odpovídá

Přímý nadřízený potřebuje vědět, že zaměstnanec nebude v kanceláři. Za rozpočet ale často odpovídá někdo jiný. Trippy proto umí zapojit do schvalování nadřízeného ze SAP SuccessFactors, vlastníka nákladového střediska i schvalovatele projektu a doplnit je o finance nebo jiné role. Schvalovatelům chodí upozornění a připomínky. Žádost, které něco chybí, vrátí k doplnění. Když jde schvalovatel na dovolenou, může rozhodování předat zástupci.

Firemní platební karta od žádosti až po vyúčtování

Jinde začíná firemní karta formulářem pro banku a končí u účetní, která páruje výpisy. V Trippy si o ni zaměstnanec požádá přímo v aplikaci. Údaje ze SAP SuccessFactors jsou předvyplněné, souhlas se srážkou ze mzdy potvrdí ve stejném kroku a žádost projde schválením jako kterákoli jiná. Limit, platnost, obnovu i aktuální zůstatek pak vidí na jednom místě. Zůstatek do Trippy pošlete přes API z vlastního systému, kam vám už dnes chodí data z banky. Když zaměstnanec na cestě zaplatí kartou, Trippy ví, že karta byla v tu dobu platná, a ve vyúčtování platbu oddělí od toho, co platil ze svého.

Náhrada za použití vlastního vozidla

Obvykle zaměstnanec ke každému vyúčtování znovu dokládá technický průkaz a spotřebu a účetní dohledává ceny paliva. V Trippy auto zaregistruje jednou i s doklady a vedoucí registraci schválí. U další cesty už jen vybere vůz a Trippy spočítá základní náhradu i náhradu za palivo podle spotřeby a platné ceny pohonných hmot. Platí to i pro elektromobily, motorky a nákladní auta.

Drobné výdaje mimo pracovní cestu

Parkovné, oběd s klientem nebo kancelářské drobnosti nejsou pracovní cesta, a přesto je třeba je proplatit a zaúčtovat. V Trippy je zaměstnanec zadá jako samostatný výdaj, přiloží fotku účtenky a výdaj projde stejným schválením i zaúčtováním jako vyúčtování cesty.

Jedna aplikace pro celou skupinu firem

Každá společnost ve skupině může mít vlastní sazby stravného, schvalovací postupy a způsoby úhrady. Zaměstnanci přitom pracují ve stejné aplikaci a finance každé firmy vidí jen své doklady.

Integrace se SAP SuccessFactors, účetnictvím a mzdami

Trippy, stejně jako ostatní 2S aplikace, nevyžaduje SAP S/4HANA. Běží na SAP Business AI Platform (dříve SAP BTP) ve vašem vlastním účtu, takže data zůstávají u vás. Se SAP SuccessFactors je propojené od prvního dne. Zaměstnanci, nadřízení i organizační struktura se synchronizují každý den a lidé se přihlašují stejně jako do SuccessFactors. Když přijde nový kolega nebo se změní nadřízený, Trippy to do druhého dne ví samo a nikdo nemusí nic zakládat ručně.

S ostatními systémy si Trippy vyměňuje data přes otevřené API zabezpečené standardem OAuth 2.0. Účetnictví si z něj vyzvedne schválené vyúčtování, ve kterém každá položka nese účet, DPH, daňový kód, nákladové středisko, zakázku nebo projekt a odkaz na doklad. Jde ji tak rovnou zaúčtovat v SAP i v jakémkoli jiném systému. Mzdy nebo platební systém si stejnou cestou převezmou zálohy a náhrady k proplacení. Po výplatě vrátí stav zpět do Trippy, takže zaměstnanec vidí, že peníze odešly. Opačným směrem posíláte do Trippy nákladová střediska s jejich schvalovateli, projekty, zakázky a zůstatky firemních karet, a to ze systémů, ve kterých je spravujete dnes.

Napojení zvládnete přes SAP Integration Suite nebo jakýkoli jiný integrační nástroj, který ve firmě už používáte. Upozornění a připomínky odcházejí přes váš e-mailový server, včetně Microsoft 365. U každého kroku je dohledatelné, kdo co udělal nebo schválil, i když jednal za někoho jiného.

Časté otázky

Počítá Trippy stravné podle českého zákoníku práce?
Ano. Počítá tuzemské i zahraniční stravné podle délky cesty a krátí ho za poskytnuté jídlo. Sazby může administrátor upravit sám.

Potřebujeme k Trippy SAP S/4HANA?
Ne. Trippy potřebuje SAP SuccessFactors Employee Central a běží ve vašem vlastním účtu SAP Business AI Platform. Účetnictví a mzdy můžete mít v jakémkoli systému.

Jak se zaměstnancům proplácejí náhrady?
Ve mzdě, nebo bankovním převodem, podle volby zaměstnance a možností, které firma povolí.

Zvládne Trippy více společností ve skupině?
Ano. Každá firma může mít vlastní sazby, schvalování a způsoby úhrady ve společné aplikaci.

Vyzkoušejte Trippy na vlastní pracovní cestě

Na ukázce s vámi projdeme jednu vaši běžnou pracovní cestu: kdo ji zadává, kdo o ní rozhoduje a co potřebují finance a účetnictví k jejímu uzavření. Na konkrétním příkladu nejrychleji uvidíte, kolik práce vám Trippy ušetří a jak zapadne do vašich systémů. Trippy vám nainstalujeme do vašeho účtu SAP Business AI Platform a nastavíme podle vašich pravidel.