Co o nás řekli? - Jusda, Jitka Kratochvílová

Mohla byste nám představit společnost JUSDA?

JUSDA je logistickou společností, která v České republice působí už více než 20 let. Je pravda, že na začátku svého působení zde primárně nabízela logistická řešení pro skupinu, takže nebyla tolik otevřená trhu. Tato situace se před několika lety změnila a v tuto chvíli nabízíme komplexní logistická řešení nejen v rámci skupiny, ale i mimo ni.

Jaká je vaše role ve společnosti?

Mám na starosti HR, a to nejen v České republice, ale i v našich dalších lokalitách, kde působíme. Když jsem nastoupila do JUSDA, musela jsem se začít orientovat v Holandsku, Německu a v dalších zemích. Kromě HR mám na starosti také facility, bezpečnost a ochranu zdraví při práci (BOZP), požární ochranu, administrativu a další oblasti. Musím říct, že rozsah mých povinností je opravdu široký a dotýká se různých oblastí.

Kolik zaměstnanců má česká pobočka a jak je na tom JUSDA mezinárodně?

Česká pobočka má zhruba 300 zaměstnanců. Mezinárodní počet zaměstnanců se pohybuje v tisících.

Jste logistická společnost a zmiňujete, že dokážete přepravit téměř cokoliv, včetně utajené přepravy obrněných transportérů. Jak se taková přeprava dnes utajuje?

Logistika je obor, který se neustále rozvíjí, a myslím si, že bude hybatelem světa i v budoucnu. Výrobní centra se nacházejí v různých částech světa a je třeba výrobky dopravit k uživatelům. Logistika je tedy obor, který podle mě poroste dlouhodobě. Co je však důležité, je schopnost nabídnout zákazníkům řešení, která ostatní neumí nebo ne zcela zvládají. Neustále musíme hledat nové možnosti, kde můžeme nabídnout zajímavá řešení. Kromě obrněných transportérů jsme například dopravovali dort do Spojených arabských emirátů. I takové specifické požadavky jsou součástí naší nabídky.

Jak se ve společnosti JUSDA vyvíjela implementace SAP SuccessFactors a proč jste se rozhodli toto řešení využívat?

Hlavním důvodem pro implementaci moderního HR systému bylo digitalizovat procesy, které byly dosud většinou papírové. Po dlouhém výběrovém řízení jsme se rozhodli pro SuccessFactors jako nejvhodnější řešení. Implementace však čelila problémům, jelikož každá divize měla své specifické potřeby, což vyžadovalo intenzivní diskuze. JUSDA, jako menší firma v rámci skupiny, zvažovala, zda potřebuje tak rozsáhlý systém, ale vzhledem k našim aktivitám v Evropě a plánu na expanzi jsme usoudili, že SuccessFactors je optimální volba. Tento systém nám umožní efektivně pokrýt HR procesy v různých zemích, čímž se vyhneme komplikacím spojeným s lokálními systémy.

Jaké vnímáte největší výhody SuccessFactors?

Hlavní výhodou SuccessFactors je jeho univerzálnost. HR procesy jsou v mnoha ohledech podobné napříč zeměmi, a systém nabízí unifikované řešení, které lze snadno implementovat. Další předností je lokalizace, díky které jsou moduly přizpůsobeny specifickým potřebám jednotlivých zemí, což šetří čas při jejich úpravách. Systém také umožňuje snadný přenos dat mezi moduly, což zefektivňuje práci s nimi. Nakonec, SuccessFactors pokrývá téměř celou HR agendu, čímž poskytuje komplexní řešení pro řízení lidských zdrojů. Využíváme moduly Employee Centeral, Recruitment, Learning, Performance & Goals a také Compensation.

Proč jste se rozhodli na implementaci spolupracovat se společností 2S (Success Solutions)?

Při rozhodování o reimplementaci jsme museli uskutečnit výběrové řízení, kde bylo důležité nejen porovnání parametrů, ale i přístup dodavatele. Společnost Success Solutions nám nabídla praktický a transparentní přístup. Jasně vysvětlili, co systém umí a co ne, a přiznali, že některé funkce chybí. Toto poctivé jednání je skutečně důležité, zejména v tak složitém a náročném projektu.

Success Solutions k procesu přistupovali systematicky a organizovali řadu workshopů, na kterých nám představili jednotlivé moduly a možnosti systému. Zároveň nám ukázali, jak si vše nastavit samostatně, což usnadnilo adaptaci zaměstnanců. Zapojením lidí do procesu implementace se snáze vyrovnali se změnami a získali důvěru v nový systém.

Kdybyste se ocitl v roli konzultanta, co byste poradil společnostem, které uvažují o implementaci SuccessFactors? Na co by si měly dát pozor a co je naopak možná jednodušší, než se zdá?

Klíčové je ujasnit si očekávání, a co od systému skutečně potřebujeme. Doporučuji zaměřit se na „vanilla“ řešení – tedy standardní procesy bez zbytečných úprav, které jen komplikují implementaci. Je důležité eliminovat nadbytečné požadavky hned na začátku a jasně definovat zadání. Dále je nutné, aby zaměstnanci byli ochotni se systémem pracovat, místo aby se neustále obraceli na HR. Zásadní je také plánování – je třeba rozhodnout, zda začnete s jedním modulem nebo rozfázovanou implementací více modulů, protože to vyžaduje přípravu organizace.

Jakým způsobem probíhá interní komunikace vůči zaměstnancům a manažerům, aby věděli, že se bude systém implementovat, co to pro ně bude znamenat a jak mohou přispět k tomu, aby proces probíhal co nejlépe?

Nejdůležitější bylo zapojení zaměstnanců, kteří se aktivně účastnili testování. Implementaci jsme rozdělili do dvou fází – nejprve jsme re-implementovali tři stávající moduly, poté přidali dva nové. Zaměstnanci a management byli zapojeni zejména při testování, kdy přicházeli s postřehy, které by HR nenapadly. Podpořili jsme to interní komunikační kampaní přes intranet a Teams. Výzvou byli zaměstnanci na skladech. Pro ně jsme připravili manuály, video manuály a na personálním oddělení zřídili obrazovky, kde jsme jim ukazovali, jak systém používat.

Implementace tedy proběhla úspěšně?

Myslím, že ano. Podařilo se implementovat všech pět modulů v plánovaném čase, a musím říct, že kolegyně byly opravdu skvělé. Některé moduly se dokonce podařilo implementovat rychleji, než bylo v projektovém plánu. Tým kolem mě odvedl úžasnou práci. Každá kolegyně měla na starosti jeden modul a nad tím vším byla ještě jedna kolegyně z HR, která řídila celý projekt. Všechny akce naplánované v projektovém plánu se podařilo uskutečnit včas a s výbornými výsledky.

Existuje časové období, kdy se investice do systému zaplatí? Je tam bod zlomu, kdy začneme vidět úspory?

Samozřejmě, někdy to období trvá déle, jindy kratší dobu. Hodně to závisí na počtu zaměstnanců nebo lokalit, které spravujete. Primárně bych řekla, že přínosy jsou dvojí. Jeden je neměřitelný v tom smyslu, že máte všechna data na jednom místě a můžete s nimi pracovat. To se odrazí na efektivitě práce zaměstnanců, protože nemusí prohledávat e-maily ani papírové dokumenty. Měřitelný přínos se pak projeví v HR, kde se snižuje podíl administrativní práce a zvyšuje se podíl práce s přidanou hodnotou. Nejpodstatnější v HR totiž není podepisování pracovních smluv, i když je to důležité, ale spíše práce se zaměstnanci – řešení jejich rozvoje, HR strategie, vzdělávání a zaměstnanecké spokojenosti.

Máte nějakou pozitivní zpětnou vazbu od vašich zaměstnanců?

Zaměstnanci oceňují, že s každým dokumentem nemusí chodit k nám. Máme nastavený systém takzvaného „self-service“, což znamená, že když dojde k nějaké administrativní změně, například výměně občanského průkazu nebo změně adresy, nemusí nikam chodit a mohou tu změnu provést přímo v systému. To je jedna z viditelných změn pro zaměstnance. Také mají přístup ke všem datům, která potřebují, a nemusí hledat dokumenty v šanonech, protože vše mohou snadno dohledat v systému.

Jaký vývoj byste si přála pro JUSDA, co by vám pomohlo ve vaší práci? Například nový modul nebo aplikace přizpůsobená lokálním potřebám?

Zvažujeme, zda se pustit do dalšího modulu, konkrétně do rozvoje zaměstnanců. Už jsme implementovali Learning, ale chceme přidat modul pro rozvoj potenciálu, který nás do budoucna zajímá. Sledujeme také modul pro mzdy, jehož lokalizace nedávno proběhla, ale chceme počkat, až ho několik firem úspěšně implementuje a odstraní případné nedostatky. Uvažujeme o spolupráci v rámci naší skupiny, protože mzdový modul má větší smysl pro větší počet zaměstnanců. SuccessFactors nabízí další zajímavé možnosti, ale záleží na čase a nákladech implementace. Potenciál tam rozhodně je.

Jaký tip byste dala implementátorovi na zlepšení, aby lépe vyhovoval vašim potřebám?

Snažíme se být v kontaktu i po implementaci a dolaďujeme některé detaily, například propojení našich webových náborových stránek se systémem SuccessFactors. Neustále hledáme možnosti, jak systém vylepšit, a SAP pravidelně provádí čtvrtletní aktualizace, které přinášejí nové prvky a změny. Někdy je potřeba upravit nastavení, což vyžaduje dodatečnou práci. Ze Success Solutions nám stále poskytují podporu a udržují systém v chodu, takže jsme v nepřetržitém kontaktu a neustále se snažíme optimalizovat výsledky. Je to taková „neverending story“.

Jak umělá inteligence ovlivňuje váš profesní život a HR obecně?

Musím říct, že s ní běžně pracuji. Dá se říct, že teď už na denní bázi. Umělá inteligence skutečně vstoupila do HR, ale vnímám ji hlavně jako nástroj, který pomáhá. Samozřejmě je to stále o nějaké kontrole a dalších faktorech. Nedokážu si v tuto chvíli představit, že by umělá inteligence zvládala některé úkony zcela samostatně, ale určitě dokáže pokrýt manuální administrativní činnosti.

Teď například hledáme různé možnosti, kde můžeme prostřednictvím umělé inteligence některé procesy zautomatizovat nebo robotizovat. Pokud například víme, že je potřeba kontrolovat nějaký dotazník nebo přenášet data do systému, to je přesně oblast, kde AI dokáže pomoci. Umí také ulehčit spoustu administrativních úkolů. Když například potřebujete revidovat popis pracovní činnosti, je to ideální nástroj – zadáte základní aktivity, které se tam musí objevit, a AI to upraví a zformalizuje. Díky tomu ušetříte spoustu času.