Vytvářejte pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry a další personalizované dokumenty přímo z dat SAP SuccessFactors. Jednotlivě, automaticky nebo hromadně – s možností převodu do PDF, uložení na SharePoint a elektronického podpisu.
Document Generator rozšiřuje SAP SuccessFactors o řízenou tvorbu pracovněprávních a dalších HR dokumentů. Údaje o zaměstnanci, pracovním zařazení, společnosti nebo zemi se doplní do připravené šablony Microsoft Word a vytvoří personalizovaný dokument bez opakovaného kopírování dat.
HR může dokument připravit pro jednoho zaměstnance, spustit jeho tvorbu automaticky nebo vygenerovat dokumenty hromadně pro vybranou skupinu lidí. Výsledkem může být soubor DOCX, PDF, dokument uložený na SharePointu nebo dokument předaný k elektronickému podpisu.
Zvolte způsob, který odpovídá konkrétnímu HR procesu. Všechny varianty vycházejí ze stejných dat a šablon.
| Jednotlivě | Automaticky | Hromadně |
| HR nebo oprávněný uživatel vybere zaměstnance a šablonu. Document Generator doplní aktuální data ze SAP SuccessFactors a vytvoří připravený dokument. | Tvorbu dokumentu lze zapojit do automatizovaného scénáře, například při nástupu zaměstnance nebo jiné změně evidované v SAP SuccessFactors. | Vyfiltrujte skupinu zaměstnanců, zvolte šablonu a připravte personalizované dokumenty v jedné operaci. Vhodné pro mzdové výměry, pravidelné dodatky nebo dokumenty pro celou zemi či entitu. |
Základem dokumentu je šablona Microsoft Word. Zachováte firemní vzhled, strukturu dokumentu, právní texty i jazykové varianty a propojíte je s údaji ze SAP SuccessFactors pomocí připravených zástupných polí.
Jednotlivé šablony lze spravovat odděleně pro různé společnosti, země nebo typy dokumentů. Úprava textu a formátování probíhá v prostředí Wordu; mapování dat a pravidla procesu se nastaví v konfiguraci Document Generatoru.
Hromadné generování umožňuje HR připravit dokumenty pro větší skupinu zaměstnanců v jednom kroku. Administrátor může konfigurovat, přidávat, odebírat a měnit pořadí filtrů, podle kterých uživatelé vybírají cílovou skupinu.
Filtry mohou pracovat s údaji z Job Information i Personal Information. Dokumenty tak lze připravit například podle společnosti, země, organizační jednotky, pracovního zařazení nebo informace uložené u konkrétní osoby.
Document Generator využívá standardní objektová a datová oprávnění SAP SuccessFactors. Uživatel proto pracuje pouze s údaji a zaměstnanci, ke kterým má v SAP SuccessFactors odpovídající přístup.
Aplikační MDF objekty jsou zabezpečené a uživatelé nepotřebují privilegovaný Admin API přístup. Citlivé technické údaje, například certifikát pro SharePoint nebo přístup k převodu PDF, jsou ukládány v zabezpečeném úložišti SAP BTP.
Vygenerovaný dokument lze ponechat ve formátu DOCX nebo převést do PDF. Optimalizovaný převodní nástroj je připravený i pro zpracování většího počtu dokumentů, takže hromadné scénáře nemusí končit ruční konverzí jednotlivých souborů.
Podle nastaveného procesu lze dokument odeslat e-mailem, uložit do Microsoft SharePointu, Google Drive nebo předat ke zpracování navazujícímu systému. SharePoint konektor používá privátní certifikát uložený v zabezpečeném úložišti SAP BTP.
Document Generator lze volitelně propojit s platformami pro elektronický podpis. Podporované integrace zahrnují Signi, SOFA, Signosoft, Evrotrust a DocuSign. Konkrétní řešení se volí podle země, požadovaného způsobu podpisu a procesu zákazníka.
Dokument může být po vygenerování předán do podpisového procesu bez ručního stahování a opětovného nahrávání. U vybraných integrací lze nastavovat platnost požadavku na podpis podle údajů konkrétní šablony a po podpisu všemi stranami využít webhook pro navazující zpracování dokumentu.
Na praktické ukázce projdeme vaše šablony, data v SAP SuccessFactors, způsob hromadného generování i požadovaný podpisový a archivační proces.
Vyměňte nepřehledné tabulky v Excelu nebo systémy třetích stran za plnohodnotný plánovač směn, který čerpá data přímo z docházky ve Vašem HR Řešení. Plánujte směny na týden, měsíc i kvartál, editujte rozvrhy pro několik zaměstnanců najednou, získejte přehled o plnění pracovní doby.
Efektivní správa cestovních nákladů, která je v souladu s legislativou a obsahuje všechny základní funkce. Snadno si vyžádejte souhlas se služební cestou a vyrovnejte náklady po jejím dokončení. V aplikaci můžete také pohodlně nahrát další účtenky k proplacení.
Generujte personalizované HR dokumenty z dat SAP SuccessFactors jednotlivě, automaticky i hromadně. Využijte šablony Word, převod do PDF, SharePoint a volitelné napojení na elektronický podpis.
Konec front před personálním oddělením. Zaměstnanci si sami vyplní Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob a Žádost o roční zúčtování. Mzdové účetní vše jen zkontrolují. Co jim doposud trvalo hodiny, vyřeší za pár minut.
