Od lokální firmy ke globální organizaci: Jak Tescan mění HR, spolupráci i fungování firmy

Mohla byste nám představit společnost Tescan?

Tescan dnes prochází obdobím rychlého růstu a proměny z české firmy na skutečně globální organizaci. Vedle technologických inovací proto hodně řešíme i to, jak nastavit spolupráci mezi týmy napříč zeměmi a jak si při růstu zachovat rychlost rozhodování, odbornost a blízkost k zákazníkům. Naším cílem je být dlouhodobým partnerem pro vědeckou i průmyslovou komunitu. To znamená nejen vyvíjet kvalitní technologie, ale také umět fungovat jako dobře propojená mezinárodní firma.

Jaká je vaše role ve společnosti?

Mým úkolem je pomáhat tomu, aby firma dokázala růst nejen technologicky, ale také organizačně. HR u nás není jen administrativa, ale součást toho, jak firma funguje, spolupracuje a připravuje se na další rozvoj. Velká část práce spočívá v nastavování procesů a prostředí tak, aby lidem usnadňovaly každodenní práci a manažerům pomáhaly lépe řídit týmy i priority. Transformaci v Tescanu proto nevnímáme jako samotnou implementaci systému, ale jako příležitost zjednodušit fungování firmy a lépe ji připravit na další růst.

Kolik zaměstnanců má česká pobočka a a Tescan jako celek?

Tescan dnes působí globálně a propojuje týmy napříč Evropou, Amerikou i Asií. Máme výrobní, vývojová, obchodní i servisní centra v 11 zemích. V České republice máme více než 550 zaměstnanců, celkově pak téměř 900 kolegů a kolegyň. To přináší velkou příležitost sdílet know-how a budovat mezinárodní firmu, ale zároveň také potřebu lepší koordinace, jasnějších procesů a nástrojů, které umožní lidem spolupracovat bez ohledu na lokaci.

Jak se ve společnosti Tescan vyvíjela implementace SAP SuccessFactors a proč jste se rozhodli tuto změnu realizovat?

Hlavním impulzem nebyla technologie samotná, ale potřeba posunout fungování firmy dál. Jak Tescan rostl a stále více fungoval mezinárodně, začalo být jasné, že dlouhodobě nestačí lokální postupy, excelové tabulky nebo manuální procesy. Potřebovali jsme vytvořit jednotnější prostředí, které bude fungovat napříč zeměmi a zároveň poskytne lepší podporu manažerům i zaměstnancům. Systém jsme proto nasadili globálně ve všech zemích a v pěti jazykových mutacích. Dnes pokrývá celý životní cyklus zaměstnance — od recruitingu a onboardingu až po performance management, odměňování nebo vzdělávání — a je propojený s dalšími interními systémy i lokálními řešeními v jednotlivých zemích. SuccessFactors jsme ale nikdy nevnímali jako čistě IT projekt. Byla to spíš příležitost sjednotit procesy, omezit administrativu a vytvořit lepší základ pro další růst firmy.

Jaké vnímáte největší výhody SuccessFactors?

SuccessFactors pro nás dával smysl hlavně tím, že dokáže pokrýt potřeby globálně rostoucí firmy v jednom prostředí. Nehledali jsme jen nástroj pro evidenci HR dat, ale řešení, které nám pomůže sjednotit procesy napříč regiony a bude fungovat dlouhodobě. Důležité pro nás bylo také to, že jsme mohli postupně rozvíjet jednotlivé oblasti — od recruitingu přes onboarding až po performance management nebo vzdělávání — bez nutnosti kombinovat několik různých systémů. Velkou výhodou je i dostupnost dat a větší přehled napříč organizací. V mezinárodní firmě je důležité, aby týmy pracovaly se stejnými informacemi a měly jasně nastavené procesy.

Proč jste se rozhodli na implementaci spolupracovat se společností 2S (Success Solutions)?

2S pro nás dávalo smysl hlavně tím, že tým konzultantů dokázal fungovat nejen lokálně, ale i v mezinárodním prostředí napříč více zeměmi a týmy. Důležitá pro nás byla zkušenost s jednotlivými moduly i reference podobně zaměřených technologických firem. Vedle odbornosti pro nás ale hrál velkou roli i způsob spolupráce. Potřebovali jsme partnera, který bude umět komunikovat otevřeně, hledat praktická řešení a rozumět tomu, jak Tescan funguje jako firma.

Kdybyste se ocitla v roli konzultanta, co byste poradila společnostem, které uvažují o implementaci SuccessFactors? Na co by si měly dát pozor a co je naopak možná jednodušší, než se zdá?

Určitě bych doporučila věnovat dostatek času přípravě. Na začátku jasně říct, proč firma změnu dělá a co od ní očekává. Ve větších mezinárodních firmách nejde jen o technologie, ale hlavně o sladění procesů, spolupráce a fungování napříč týmy. Často bývá podceněná práce s daty. Pokud firma dlouhodobě fungovala v různých lokálních systémech nebo excelových tabulkách, bývá sjednocení dat větší úkol, než se na začátku zdá. Důležité je také silné interní vlastnictví projektu. Externí partner může přinést zkušenosti, ale změna musí být řízená zevnitř firmy.

Jakým způsobem probíhala interní komunikace vůči zaměstnancům a manažerům?

Od začátku jsme věděli, že podobná změna nemůže být jen o spuštění nového systému. Komunikaci jsme proto brali jako důležitou součást celé transformace a snažili se lidi průběžně zapojovat do jednotlivých fází projektu. Vedle oficiálních oznámení jsme zapojovali i manažery a klíčové uživatele do testování nebo připomínkování procesů, aby změna nebyla vnímaná jako něco „nařízeného shora“. Důležité pro nás bylo vysvětlovat nejen to, co se mění, ale hlavně proč změnu děláme a jak může lidem usnadnit každodenní práci.

Implementace tedy proběhla úspěšně?

Ano, implementaci dnes hodnotíme jako úspěšnou. Od spuštění prvních modulů už uplynul téměř rok, takže můžeme sledovat nejen samotné nasazení systému, ale hlavně to, jak si ho organizace postupně osvojila v běžném fungování. Samozřejmě jsme během projektu narazili i na řadu výzev, což je u podobně rozsáhlé mezinárodní změny přirozené. Důležité ale je, že se podařilo nastavit stabilní základ pro další rozvoj firmy a sjednotit fungování napříč organizací. 

Máte nějakou pozitivní zpětnou vazbu od vašich zaměstnanců?

Ano, pozitivní zpětnou vazbu dostáváme hlavně od manažerů a týmů, které pracují napříč regiony a potřebují rychlý přístup k informacím i lepší přehled o organizaci. Velkým přínosem je pro ně centralizace dat a jednodušší práce s informacemi v každodenním fungování. Zaměstnanci oceňují hlavně to, že mají důležité informace a své údaje dostupné na jednom místě a že se postupně daří sjednocovat prostředí napříč firmou.

Jaký vývoj byste si přála pro Tescan do budoucna?

Do budoucna bychom chtěli dál posilovat propojení jednotlivých systémů a co nejvíce zjednodušovat každodenní práci zaměstnanců i manažerů. Velkým tématem jsou hlavně integrace — například v oblasti payrollu nebo navazujících interních procesů, kde stále existuje prostor pro větší automatizaci. Postupně se také díváme na další oblasti, které mohou podpořit fungování globální organizace, například elektronické podepisování dokumentů nebo hlubší propojení HR procesů s dalšími firemními nástroji.

Jaký tip byste dala implementátorovi na zlepšení?

Velkou hodnotu má podle mě schopnost nevnímat implementaci jen technicky, ale chápat širší fungování firmy a její aktuální situaci. Každá organizace funguje jinak a zvlášť v mezinárodním prostředí se potřeby rychle mění. Důležitá je proto schopnost naslouchat, rozumět tomu, jak firma funguje v praxi, a nehledat jen „učebnicové“ řešení. Nejlépe fungují projekty, kde implementátor nevystupuje jen jako dodavatel systému, ale jako partner.

Jakékoliv další sdělení, které byste ráda sdílela se Success Solutions a jejími klienty?

Implementace podobného systému podle mě není primárně HR nebo IT projekt. Pokud se uchopí správně, může výrazně pomoct fungování celé firmy a podpořit její další růst. Velké poděkování proto patří celému týmu na obou stranách projektu. Během implementace jsme si prošli různými fázemi — od nadšení až po momenty, kdy jsme při běžném provozu a bez posílení kapacit měli pocit, že světlo na konci tunelu je ještě hodně daleko nebo mizí. Proto i nálepka Implementation Survivor. 😊 O to víc si dnes vážíme toho, že se podařilo projekt společně dotáhnout. Právě podobné zkušenosti nakonec tým hodně spojí.