Customer reference - LINET

Describe your role in the company?

I am responsible for human resources and organizational management for the entire LINET Group. My role is to support the business strategy and to also prepare HR strategies and collaborate with the entities where those strategies are implemented.

How big is the department you oversee?

It is quite diversified; I have a team of four people who essentially work with me. We handle recruitment, training, internal communication, and performance management across the entire group.

Success Day conference focuses on the digitalization of HR processes. How important is digitalization for LINET?

LINET has long had a reputation for innovation in the market. It's not just innovation in products but also in the approach to digitalization. We started with digitalization long before COVID. In the HR area, we were prepared to react quickly because most things were already online. Both the owners and the top management strongly support digitalization. From our perspective, digitalization has several aspects. We consider it one of our pillars that will push the company forward long-term. This includes both automation and robotization, as well as digitalization, which brings some optimization and efficiency to standard processes, not just in HR.

When it comes to HR processes, what was important to you when choosing the solution LINET uses?

The start was quite interesting. Initially, we wanted to introduce just a Learning module for training, including customer training. During the selection process, we encountered world-leading companies specializing in Learning. But thanks to that, our eyes were opened, and we realized that Learning could allow us to look at HR in a more diversified way and find a platform that would suit us. At that time, we were only discussing it. Finally, we found a solution we could use not just for HR but also to support human resources across the entire group.

What solution did you choose?

We chose SAP SuccessFactors because we were deciding to change our ERP system to SAP Hana at that time. It seemed logical in terms of further integration.

Where do you see the main benefits of SuccessFactors? What has changed with the implementation?

A lot of things have changed. For example, the approach of teams to how they can influence, set, change, and manage processes, and how they can collaborate with colleagues worldwide. Each digitalization and automation also places demands on people's capacity and administration. Implementation opened our eyes to how far we want to go, what it means for us, and what direction to take in changing certain processes. We expected it to bring savings, which it did, especially in repetitive manual processes. This compensated for the effort required to maintain the system's data. We are now in a phase where we're finishing a data cube that generates interesting results not only for us in HR but primarily for business, which is key to ensuring we're on the right track.

Choosing an implementation partner is a major decision. What were your requirements?

Initially, we wanted flexibility and the ability to bring knowledge from a non-Czech environment. It was a question of whether to choose a larger foreign supplier or a smaller Czech team. We decided to go with a Czech company, Success Solutions, and it paid off.

If you were to mentor companies considering a new solution, what would you advise them to prepare for?

I would start by making a Business Case and carefully calculating the return on investment. The key to successfully defending any system is connecting with key partners who influence the entire process. I would recommend first finding out if there's willingness and interest among those who primarily influence the business. If you have that support, you have a better chance of success. If these key people tell you they need it, you're more likely to quantify the system's future benefits accurately.

Looking back, would you do anything differently? Any lessons learned from the process?

The lesson is that the whole process is quite resource-intensive. You have to learn a lot to implement the system and then pass it on to the key people responsible for adoption. It definitely pays to have key user employees for implementing specific modules in the system. The process is time-consuming, and I would probably plan the resources we had more carefully from the start, and perhaps I would have fought for additional support.

Your presentation today focused on education. What does education mean to the LINET Group?

Apart from the typical education, development, and standard professional development for employees, which is part of the Learning module, we're also talking about the external training needs. In our case, we found out that through our HR system, we could offer training and education to our distributors, service partners, and customers, enabling them to better understand the product due to regulatory and certification requirements. There are many advantages. If set up correctly, it can also generate revenue.

Going beyond technical solutions, what is your view on education in the context of reskilling?

I would rather call it upskilling. Digitalization places demands on everyone to learn a completely new approach. Many products gain new usage tied to digitalization. Products now communicate electronically. In LINET, we talk about "e-health" - solutions for smart rooms. These things require upskilling. You need to determine what kind of people you need to work in such an environment. That's the basic question - to determine what kind of salespeople and sales support you need, and how the company can support them in this regard. Part of every company will need retraining, which will be a 100% necessity.

Before COVID, online education was rare. How does online learning fit into your structure now?

We already used online education before COVID. It wasn't feasible to bring our service partners from Brazil five times a year; it was financially and time-consuming for both sides. We used online internally and externally, and now we've expanded that with webinars and interactive training. COVID showed it was possible. It wasn't a wow moment for us, but it allowed us to speed things up. We realized that everything could be integrated into the system. A hybrid format is the best for the future.

What are your future plans for the current solution and generally?

We focus on three areas. The first is to fully streamline the process, not just for HR. We aim to integrate where we can, ensuring everything flows smoothly with minimal human intervention. We're focusing on efficiency and simplicity. We've implemented and integrated attendance and payroll systems in France, and we're planning for the UK. It's also working in the US, where onboarding is quite complex because each state has its requirements. The second part of our plan involves reporting, where we link systems into a data cube, allowing us to perform analysis without burdening an army of controllers. The third part is quite developmental. We're starting to work on the Succession Planning module, including Talent Management. We're addressing how to work with the Compensation module and connect it to some payroll systems.

Konference Success Day je zaměřena na digitalizaci HR procesů. Jak je důležitá digitalizace pro společnost LINET?
LINET má dlouhodobě na trhu nálepku inovativní firmy. Není to jen inovace v produktech, ale je to právě i ten přístup k digitalizaci. My jsme s digitalizací začali už dávno před covidem. V oblasti HR jsme byli připravení na to rychle reagovat, protože většinu věcí jsme měli v onlinu. Nicméně jak majitelé, tak top management digitalizaci velmi podporují. Digitalizace má z našeho pohledu několik oblastí. Máme to i jako jeden z našich pilířů, který má dlouhodobě firmu posouvat dopředu. A to je jak automatizace a robotizace, tak i digitalizace, která přináší nějakou optimalizaci a efektivitu v těch standardních procesech a to nejen v HR.

Když se budeme věnovat HR procesům, co pro vás bylo důležité při výběru řešení, které LINET využívá?
Začátek byl docela, nechci říkat krkolomný, ale zajímavý. My jsme vlastně chtěli prvotně zavádět jen Learning modul, řekněme oblast vzdělávání, která by byla i pro zákazníka. V rámci výběrového řízení jsme se potkávali se světovou špičkou, která je zaměřená speciálně na Learning. Ale díky tomu se nám otevřely oči a zjistili jsme, že se díky Learningu můžeme dívat i na HR diverzifikovaněji a najít platformu, která by nám vyhovovala. V tu dobu jsme o tom pouze diskutovali. A nakonec jsme našli řešení, které můžeme využívat nejen pro HR, ale zároveň tím podpořit oblast lidských zdrojů napříč celou skupinou.

Pro jaké řešení jste se rozhodli?
Vybrali jsme SAP SuccessFactors, protože v tu dobu jsme se rozhodovali měnit náš ERP systém. Vybrali jsme se SAP Hana, takže to rozhodování nám přišlo logické z hlediska dalšího propojování.

Kde jsou podle vás hlavní přínosy SuccessFactors, co se s implementací změnilo?
Změnilo se hodně věcí. Třeba i přístup týmů k tomu, jakým způsobem mohou některé procesy ovlivnit, nastavit, změnit, řídit, jak dokáží spolupracovat s kolegy po celém světě. Každá digitalizace a automatizace přináší na druhé straně nějaké nároky na kapacitu lidí, administrativu. Právě v tomhle ohledu nám otevřela implementace oči, kam až chceme jít, co to pro nás bude znamenat, jakým směrem máme změnit některé procesy.
Očekávali jsme, že nám to na jedné straně přinese úspory, což se povedlo, zejména v těch ručních opakovaných procesech. Tímto jsme vykompenzovali tu náročnost správy dat v systému. Jsme teď ve fázi, kdy dokončujeme datovou kostku, která generuje zajímavé výsledky nejen pro nás v HR, ale především pro byznys a to je základ toho, abychom věděli, že to děláme správně.

Velkým tématem je volba implementátora, partnera, který vás touto cestou provede. Jaké byly vaše požadavky?
My jsme v tom prvopočátku chtěli hlavně velkou flexibilitu a schopnost přinést znalosti z toho nečeského prostředí. Na základě toho jsme rozhodovali. Byla otázka, zda vzít dodavatele ze zahraničí s větším týmem, nebo zkusit menší český tým. Nakonec jsme se rozhodli jít tou českou cestou a vybrat společnost Success Solutions a to se nám rozhodně vyplatilo.

Když byste se měla stát mentorem společností, které uvažují o volbě nového řešení, na co by se měly připravit?
Já bych si ze začátku udělala Business case a spočítala si pořádně návratnost. Základem úspěch obhajoby jakéhokoli systému, je vlastně spojení s klíčovými partnery, kteří ovlivňují celý proces. Takže bych doporučila si nejdříve zjistit, jaká je vůle a zájem těch lidí, kteří ovlivňují hlavně byznys firmy. Budete-li tam tu vůli mít, tak máte větší šanci uspět. Když vám tito klíčoví lidé řeknou, že to potřebují, tak jste schopní lépe kvantifikovat přínos systému do budoucna.

Udělala byste zpětně se svým týmem něco jinak, vyplynulo nějaké poučení z tohoto procesu?
Poučení je, že celý proces je hodně náročný na zdroje. Na to, co vše se musíte naučit, abyste to poté mohl zavést, abyste takzvanou adopci systému mohl předávat dál, protože je to na těch klíčových lidech. Určitě se vyplatí mít Key user zaměstnance pro implementaci daného modulu v systému. Proces je časově náročný a asi bych na počátku lépe rozplánovala kapacity, které jsme měli k dispozici, a možná bych si vybojovala někoho navíc.

Vaše dnešní vystoupení se týkalo vzdělávání, co vzdělávání znamená pro skupinu LINET?
Když si odmyslíme typické vzdělávání, development a standardní odborný rozvoj pro zaměstnance, což je součástí modulu Learning, tak se bavíme o tom, že potřeby pro vzdělávání jsou externí. A to je i náš případ. Zjistili jsme, že mi přes HR systém můžeme nabízet tréninky, vzdělávání a školení našim distributorům, servisním partnerům, zákazníkům, které můžete lépe proškolit na produkt, protože jsme vázaní nějakou regulací

a certifikací. Má to mnoho plusů. Když to nastavíte tak, že jste schopni to i prodávat, tak máte i další výhodu.

Odbočím od technických řešení, jak vnímáte vzdělávání v souvislosti s pojmem reskilling?
Možná bych to nazvala spíše upskilling. Digitalizace totiž klade nároky ve všech oborech na to, aby se lidé začali učit úplně novému přístupu. I spousta produktů získává jiné využití, které je vázané s digitalizací. Produkty dnes komunikují takzvaně „e“. V LINETU se bavíme

o nějakém pojmu, jako je e-health - řešení pro smart rooms. To jsou věci, které vyžadují upskilling. Musíte si říci, jaké lidi budete potřebovat, aby mohli v takovém prostředí pracovat. To je úplný základ toho zadání - vyříkat si, co potřebujete za obchodníky do budoucna, co potřebuje za lidi na sales podpoře a je důležité si také říci, jak firma dokáže v tomto ohledu lidem pomoci. To, že část zaměstnanců z každé firmy bude muset mít doplněné vzdělání, už bude 100% nutnost.

V době před covidem byla málo která z forem vzdělání online, ve vaší struktuře je to už náročné. Jaký je váš pohled na formu vzdělávání?
My jsme už před covidem používali online formu. Protože prostě není možné k nám zvát servisní partnery z Brazílie 5x do roka, je to finančně i časově náročné pro obě strany. Online jsme používali interně i externě a teď jsme se posunuli, že to kombinujeme s různými webináři, zkoušíme dělat naše interaktivní tréninky. Covid ukázal, že to lze. Pro nás to nebylo nic wow, jen nám to pomohlo některé věci uspíšit. Zjistili jsme, že do toho systému můžeme naházet úplně všechno. Hybridní forma je to nejlepší, co budoucna může být.

Co plánujete do budoucna v rámci stávajícího řešení i obecně?
Máme tři oblasti, na které se zaměřujeme. Ta první je kompletně zefektivnit proces, který prochází nejen HR. Chceme integrovat to, co můžeme, aby vše šlo plynule s minimem zásahů lidské ruky. Díváme se spíše na efektivitu a jednoduchost. Nyní jsme implementovali a propojovali docházku, mzdový systém ve Francii, chystáme se na Anglii, daří se nám to teď i v Americe, kde je poměrně náročná část onboardingu zaměstnanců, protože každý stát to má trochu jinak, ale daří se. Další část plánů tvoří reporting, kdy propojujeme jednotlivé systémy do nějaké datové kostky, z toho vypadávají informace v rámci reportingu, abychom byli schopní vidět analýzy a úplně nezatěžovali armádu kontrolorů. A ta třetí část je hodně rozvojová. Začínáme pracovat na modulu Succession planning včetně Talent managementu. Řešíme, jakým způsobem třeba pracovat s modulem Compensation a provazovat to na některé mzdové systémy.