Člověk v tísni: HR systém přináší zásadní změnu do řízení procesů a misí po celém světě

Rozhodli jste se pro implementaci systému SAP SuccessFactors. Jaké jste měli očekávání, a byla splněna?

Po rozhodnutí, že společnost naší velikosti s globálním působením potřebuje HR systém, jsme za podpory externího konzultanta vypsali velké výběrové řízení. Konzultant nám pomohl formulovat technické i funkční požadavky na systém a také nám dal doporučení na oslovení prvních několika účastníků výběrového řízení. 

Většinou se jednalo o střední a menší dodavatele českých softwarů, ze zahraničních se účastnil SAP SuccessFactors a Talent od Microsoftu, později jsme diskutovali také řešení nadstavby nad naším dodavatelem DMS systému ELO. Jelikož bylo nutné použití i v zahraničí, lokální systémy se ukázaly být omezené a funkčně ne zcela vyhovující - nedokázaly adresovat různé jazykové mutace, legislativní podmínky a podobně. Volba tedy nakonec padla na SAP SuccessFactors, který měl většinu potřebných atributů, a dostali jsme také vstřícné finanční licenční podmínky. 

Proč jste si vybrali společnost Success Solutions za svého implementačního partnera?

Potřebovali jsme silného partnera, který nás provede procesem tak, abychom mohli maximálně využít standardního nastavení a dělat případně jen nejnutnější vlastní úpravy. Společnost Success Solutions se přihlásila do výběrového řízení jako zkušený implementátor systému SAP SuccessFactors a dostali jsme na ni také doporučení od našeho externího konzultanta. 

Jaké moduly jste vybírali před začátkem projektu, jak jste je sestavili a změnilo nějakým způsobem Success Solutions váš názor, poradili vám?

Prostřednictvím předem definovaných funkčních požadavků jsme vytvořili matici shody – co které moduly nabízejí a v jakém rozsahu. Na základě toho jsme vybrali moduly a rozpracovali projektový implementační plán. Měli jsme důvěru v doporučení a návrhy dodavatele, který podobné implementace realizoval už mnohokrát, měl prověřenou metodiku a technické i projektové kompetence.  

Určitě jste vybírali mezinárodní systém SAP SuccessFactors hlavně kvůli zahraničním misím. Pomohl vám s tím?

V současné době máme implementovaný modul Employee Central ve všech zemích, kde ho chceme mít, a nyní rolujeme modul Onboarding na všechny mise. Zajímavé a dobrodružné je zejména zjišťování legislativních podmínek v zemích, jako je Irák, Afghánistán nebo Zambie. Nicméně mít data o všech zaměstnancích, pozicích, hierarchii organizačních struktur vždy dostupné online pro všechny naše aktivní mise je zásadní změna. Není třeba pro zjištění jakéhokoli detailu nebo naopak získání vhledu do komplexnějšího problému lovit údaje v desítkách Excelů uložených na nejrůznějších lokálních discích, to si asi každý čtenář dokáže snadno představit. 

Co jste získali v první vlně projektu díky spolupráci se Success Solutions?

Od Success Solutions jsme dostali zejména technické znalosti a kompetence, metodiku implementace prostřednictvím iterací, doporučení na sestavení implementačních týmů, pokrytí všech rolí a podobně. Máme se Success Solutions smlouvu nejen na implementace, ale také na podporu, takže můžeme i některé složitější ad hoc problémy průběžně řešit i s jejich podporou a systém dlouhodobě rozvíjet. Udělali jsme samozřejmě i nějaké chyby, nejzásadnější asi byly nedostatečné kapacity na naší straně a nerealistický časový harmonogram.

Z jakého důvodu jste se rozhodli zahrnout moduly Recruiting, Learning, Performance & Goals do druhé vlny projektu?

Bylo pro nás přirozené vyřešit nejdříve přehled o základních HR datech na úrovni celé organizace a pak teprve přidávat dodatečné funkcionality. Toto je asi jiné pro situaci, kdy určitý systém v organizaci už existuje, což ale nebyl náš případ. Co se týče rozsahu a pokrytí podpory pro různé HR procesy, toto bylo dané poptávkou od našeho interního zákazníka, od našich HR týmů. 

Jaké výhody a přínosy očekáváte od těchto modulů?

Technicky největší přínos takového komplexního systému vidím v tom, že veškerá data o zaměstnancích jsou k dispozici “na jednom místě”. Šetří se tím spousta času i nákladů díky tomu, že není nutné data zadávat opakovaně manuálně, nevznikají nekonzistence v datech a je možné efektivněji pracovat na integracích s ostatními systémy. Z pohledu HR tyto moduly zjednodušují práci jak manažerům, tak HR kolegům, zpřehledňují a zpřístupňují informace všem, kteří je pro svou práci potřebují. Rozhodování založené na datech je v dnešní době už standard a bez systémové podpory by toto nebylo možné. 

Zjistili jste v průběhu projektu, že potřebujete pokrýt další oblasti HR procesů?

Nemyslím si, naopak bych doporučila prioritizovat a rozhodnutí o nově doplňovaných funkcionalitách dělat postupně. Spíše než chybějící pokrytí nějakých oblastí bych asi zmínila nedostatečnost reportingového modulu, který se v našem případě vůbec nepodařilo efektivně uvést do praxe a museli jsme reporting přenést do PowerBI. Toto jsme nečekali, způsobilo to velké zdržení a zejména zklamání jak na straně našeho implementačního týmu, tak i u našich interních zákazníků.

Co byste doporučila ostatním firmám při přípravě takto rozsáhlého projektu? Udělali byste dnes něco jinak?

Realisticky zhodnotit nároky na interní implementační tým, jak časové, tak z pohledu schopností a znalostí. Co se týče rolloutu do zemí, je třeba dobře vzít v potaz priority u kolegů v zemích, kteří obvykle mají komplexnější pracovní role a je třeba s nimi ladit vhodné načasování. Více času investovaného do analýzy procesů a potřeb před samotnou implementací konkrétního modulu se pak násobně vrací tím, že si ušetříme pokusy a omyly při práci s novými moduly, které dostatečně neznáme a vyhneme se “slepým uličkám”. Pokud to situace umožňuje, tak budovat od začátku zastupitelnost v implementačním týmu. 

Je známo, že implementace SAP SuccessFactors závisí na přípravě HR procesů, jak jste řešili tvorbu a úpravu procesů během konfigurace projektu. Byli jste na to dostatečně připraveni? Jak jste se vyrovnali s těmito výzvami?

To je velmi dobrá otázka. Jsme diverzifikovaná organizace co do rozmanitosti našich činností i organizační struktury, máme několik různých HR týmů. Původní aspirace byla, že s implementací systému provedeme i standardizaci procesů, nicméně tento přístup se ukazuje jako nerealistický a ne zcela funkční. Doporučila bych opačný postup - nejdříve najít shodu na standardizaci procesů a poté teprve implementovat HR systém. 

Náš vlak už ale jede a pracujeme tedy tak, že před prací na novém modulu mapujeme existující procesy a hledáme maximální možný konsensus směrem ke společnému standardu. Úspěšnost v těchto přípravných pracích se pak promítne do prací na konfiguracích, které jsou buď jednodušší, pokud jsme konsensus nalezli, nebo obtížné pro případy, kdy musíme řešit více různých postupů pro jeden proces. Věřím, že do budoucna se budeme v této věci průběžně zlepšovat. 

Jak hodnotíte celkově spolupráci se Success Solutions?

Na spolupráci se Success Solutions oceňuji zejména technické kompetence, zkušenosti a schopnost dořešit se SAPem problémy, kde si sami neumíme pomoci. Kromě toho si vážím také transparentního jednání - v případě komplikací na kterékoli straně jsme schopni probrat možnosti a najít společné východisko. Máme také možnost hovořit s dalšími zákazníky Success Solutions, konzultovat s nimi jejich přístup k řešení nejrůznějších potřeb, a to buď individuálně, nebo na konferenci, kterou pro své zákazníky pořádají.