HR dokumenty ze SAP SuccessFactors – jednotlivě, automaticky i hromadně
Vytvářejte pracovní smlouvy, dodatky, mzdové výměry a další personalizované HR dokumenty z aktuálních dat SAP SuccessFactors. Propojte šablony Microsoft Word s výstupy DOCX nebo PDF, uložením a elektronickým podpisem.
Dokumenty bez přepisování dat a ručních exportů
Document Generator rozšiřuje SAP SuccessFactors o řízenou tvorbu pracovněprávních a dalších HR dokumentů. Aktuální údaje o zaměstnanci, pracovním zařazení, společnosti nebo zemi doplní do připravené šablony Microsoft Word, takže HR nemusí data opakovaně kopírovat ani slučovat z exportů.
Hotový dokument může zůstat ve formátu DOCX, převést se do PDF, uložit na SharePoint či Google Drive nebo pokračovat k elektronickému podpisu.
Co všechno jeden proces propojí
Jeden řízený proces propojí data zaměstnanců, firemní dokumenty, požadované výstupy i navazující zpracování.
Aktuální data ze SAP SuccessFactors: Personalizované údaje se doplňují z Job Information a Personal Information. Uživatel pracuje pouze se zaměstnanci a daty, ke kterým má v SAP SuccessFactors odpovídající přístup.
Šablony Microsoft Word: Zachovejte firemní vzhled, právní texty, formátování i jazykové varianty. Připravená zástupná pole propojí obsah šablony s údaji ze SAP SuccessFactors.
Tři způsoby generování: Vytvářejte dokumenty jednotlivě, automaticky podle nastaveného scénáře nebo hromadně pro vybranou skupinu zaměstnanců.
Výstupy, úložiště a podpis: Pracujte s DOCX nebo PDF, odešlete výsledek e-mailem, uložte jej na SharePoint či Google Drive nebo jej předejte do elektronického podpisu.
Šablony pro různé firmy a země
Spravujte samostatné šablony pro různé společnosti, země, právní entity, jazyky a typy dokumentů nad společnými daty SAP SuccessFactors.
Jak vzniká hotový dokument
- Připraví se šablona
V Microsoft Wordu vznikne šablona s firemním vzhledem, texty a zástupnými poli pro údaje ze SAP SuccessFactors. Různé šablony lze spravovat pro jednotlivé společnosti, země nebo typy dokumentů. -
Použijí se pravidla procesu
Aplikace použije odpovídající šablonu, pravidla a cílový rozsah zaměstnanců podle zvoleného procesu.
- Načtou se povolená data
Document Generator použije potřebné údaje z Job Information a Personal Information. Rozsah dostupných zaměstnanců a dat se řídí oprávněními v SAP SuccessFactors. - Vytvoří se personalizovaný dokument
Údaje se doplní do příslušných zástupných polí a vznikne dokument DOCX pro jednoho zaměstnance nebo sada dokumentů pro celý vybraný soubor lidí. - Zvolí se výstup a předání
Dokument lze ponechat ve formátu DOCX, převést do PDF, odeslat e-mailem, uložit do Microsoft SharePointu nebo Google Drive či předat navazujícímu systému. - Dokument může pokračovat k podpisu
Podle nastaveného procesu lze výsledek předat do podporované platformy elektronického podpisu. U vybraných integrací může následné zpracování pokračovat po podpisu všech stran.
Microsoft Word šablony, které HR zná a umí používat
Základem dokumentu je šablona Microsoft Word. Zachováte firemní vzhled, strukturu dokumentu, právní texty i jazykové varianty a propojíte je s údaji ze SAP SuccessFactors pomocí připravených zástupných polí.
Jednotlivé šablony lze spravovat odděleně pro různé společnosti, země nebo typy dokumentů. Text a formátování se udržují ve Wordu, zatímco mapování dat a pravidla procesu se nastaví v konfiguraci Document Generatoru.
Hromadné dokumenty bez tabulek, exportů a ručního slučování dat
Hromadné generování umožňuje HR připravit dokumenty pro větší skupinu zaměstnanců v jednom kroku. Administrátor může konfigurovat, přidávat, odebírat a měnit pořadí filtrů, podle kterých uživatelé vybírají cílovou skupinu.
Filtry mohou pracovat s údaji z Job Information i Personal Information. Dokumenty tak lze připravit například podle společnosti, země, organizační jednotky, pracovního zařazení nebo informace uložené u konkrétní osoby.
- výběr cílové skupiny přímo nad daty SAP SuccessFactors;
- jedna šablona pro celý výběr zaměstnanců;
- použití přístupů a datových omezení nastavených v SAP SuccessFactors;
- vhodné pro vícenárodní organizace a více právních entit.
Dokument vytvořit nestačí. Důležité je, co se s ním stane dál
Vygenerovaný dokument lze ponechat ve formátu DOCX nebo převést do PDF. Optimalizovaný převodní nástroj je připravený i pro zpracování většího počtu dokumentů, takže hromadné scénáře nemusí končit ruční konverzí jednotlivých souborů.
Podle nastaveného procesu lze dokument odeslat e-mailem, uložit do Microsoft SharePointu, Google Drive nebo předat ke zpracování navazujícímu systému. SharePoint konektor používá privátní certifikát uložený v zabezpečeném úložišti SAP BTP.
Od vytvoření dokumentu rovnou k elektronickému podpisu
Document Generator lze volitelně propojit s platformami pro elektronický podpis. Podporované integrace zahrnují Signi, SOFA, Signosoft, Evrotrust a DocuSign. Konkrétní řešení se volí podle země, požadovaného způsobu podpisu a procesu zákazníka.
Dokument může být po vygenerování předán do podpisového procesu bez ručního stahování a opětovného nahrávání. U vybraných integrací lze nastavovat platnost požadavku na podpis podle údajů konkrétní šablony a po podpisu všemi stranami využít webhook pro navazující zpracování dokumentu.
- DocuSign
- Evrotrust
- Signi
- SOFA
- Signosoft
Přínosy pro každou roli
HR týmy: Připravují personalizované dokumenty bez opakovaného kopírování údajů a ručního slučování dat. Stejný proces mohou použít pro jednoho zaměstnance i větší skupinu.
Vedoucí a oprávnění uživatelé: Pracují pouze se schválenými šablonami a zaměstnanci, ke kterým mají přístup. Dokument mohou vytvořit bez předávání dat mezi několika nástroji.
HRIS a IT správci: Nastavují mapování, automatizované scénáře, filtry, oprávnění a konektory. Texty a vzhled dokumentů přitom mohou zůstat ve známém prostředí Microsoft Word.
Mezinárodní HR organizace: Spravují oddělené šablony a jazykové varianty pro různé společnosti, země, právní entity a typy dokumentů nad společnými daty SAP SuccessFactors.
Zabezpečená práce s daty SAP SuccessFactors
Document Generator využívá standardní objektová a datová oprávnění SAP SuccessFactors. Uživatel proto pracuje pouze s údaji a zaměstnanci, ke kterým má v SAP SuccessFactors odpovídající přístup.
Aplikační MDF objekty jsou zabezpečené a uživatelé nepotřebují privilegovaný Admin API přístup. Citlivé technické údaje, například certifikát pro SharePoint nebo přístup k převodu PDF, jsou ukládány v zabezpečeném úložišti SAP BTP.
Co můžete s Document Generatorem automatizovat
Ukažte nám svůj dokument. My vám ukážeme, jak jeho tvorbu automatizovat.
Na praktické ukázce projdeme vaše šablony, data v SAP SuccessFactors, způsob hromadného generování i požadovaný podpisový a archivační proces.
Časté otázky o Document Generatoru
-
K čemu Document Generator slouží?
Propojuje data SAP SuccessFactors se šablonami Microsoft Word a navazujícím zpracováním dokumentů. HR tak připraví personalizované pracovněprávní dokumenty bez ručního přepisování dat.
- Jaké dokumenty lze vytvářet?
Řešení lze použít například pro pracovní smlouvy a dodatky, mzdové a platové výměry, nabídky zaměstnání, nástupní dokumenty, potvrzení, předávací a výstupní protokoly nebo dokumenty související se změnou pracovního zařazení. - Jak fungují šablony Microsoft Word?
Šablona zachovává firemní vzhled, strukturu, právní texty, formátování i jazykovou variantu dokumentu. Připravená zástupná pole se při generování doplní odpovídajícími údaji ze SAP SuccessFactors. -
Lze spravovat šablony pro více zemí a společností?
Ano. Šablony lze oddělit podle společnosti, země, právní entity, jazyka nebo typu dokumentu a propojit se společnými daty SAP SuccessFactors podle nastaveného mapování a oprávnění.
- Jaké výstupy a způsoby uložení aplikace podporuje?
Dokument lze vytvořit jako DOCX, převést do PDF, odeslat e-mailem, uložit do Microsoft SharePointu nebo Google Drive či předat navazujícímu systému podle nastaveného procesu. - Která řešení elektronického podpisu lze propojit?
Podporované integrace zahrnují Signi, SOFA, Signosoft, Evrotrust a DocuSign. Konkrétní řešení a průběh podpisového procesu se volí podle země a požadavků zákazníka. - Jak jsou řízena oprávnění k datům a dokumentům?
Document Generator respektuje standardní objektová a datová oprávnění SAP SuccessFactors. Uživatel pracuje pouze se zaměstnanci a údaji, ke kterým má odpovídající přístup, a citlivé technické údaje konektorů se ukládají v zabezpečeném úložišti SAP BTP.