Proč firmy potřebují lepší řešení pro služební cesty a výdaje

V mnoha firmách se služební cesty a zaměstnanecké výdaje stále řeší pomocí e-mailů, excelových tabulek, PDF formulářů, ručního schvalování a dodatečných účetních oprav.

Výsledkem jsou zbytečné administrativní náklady, pomalé schvalování, nejednotné postupy a vysoká míra manuální práce pro zaměstnance, manažery, HR i finance.

Trippy celý proces sjednocuje, automatizuje a zpřehledňuje. Zaměstnanci vědí, co mají vyplnit, manažeři schvalují na správném místě a finance získávají data ve správné struktuře už od začátku procesu.

Co je Trippy?

Trippy je podnikové řešení pro Travel & Expense Management vyvinuté společností Success Solutions pro organizace fungující v SAP prostředí.

Umožňuje firmám spravovat služební cesty, zaměstnanecké výdaje, schvalovací workflow, finanční klasifikaci i refundace v jednom centrálním systému.

Řešení je vhodné zejména pro společnosti, které:

• využívají SAP SuccessFactors nebo jiné SAP systémy,
• spravují více společností, poboček nebo organizačních jednotek,
• potřebují nastavitelné schvalovací workflow,
• chtějí lépe propojit HR a finance,
• hledají vyšší kontrolu nad cestovními náhradami a zaměstnaneckými výdaji,
• chtějí snížit množství manuální práce a účetních oprav.

Jeden proces od požadavku až po zaúčtování

Trippy pokrývá celý životní cyklus služebních cest a zaměstnaneckých výdajů.

Řešení podporuje zejména:

• žádosti o služební cestu,
• vyúčtování služebních cest,
• refundace zaměstnaneckých výdajů,
• správu firemních platebních karet,
• evidenci soukromých vozidel,
• schvalovací workflow,
• napojení na mzdy a refundace,
• účetní a finanční zaúčtování.

Zaměstnanci už nemusí hledat správné formuláře, zjišťovat, kdo má požadavek schválit, nebo se ptát na stav proplacení. Trippy je provede celým procesem podle pravidel konkrétní společnosti.

Navrženo pro SAP ekosystém

Trippy je postavené na SAP Business Technology Platform, a proto přirozeně zapadá do firemního SAP prostředí.

Podporuje integraci se systémy a službami jako:

• SAP SuccessFactors,
• SAP HR,
• SAP S/4HANA,
• SAP Identity Services pro jednotné přihlášení,
• otevřená API pro další integrace.

Řešení umožňuje synchronizaci nákladových středisek, projektů, WBS prvků a dalších controllingových struktur přímo ze SAP systémů.

Díky tomu je možné správně určit finanční klasifikaci už ve fázi žádosti, ne až při závěrečném účetním zpracování. Tím se snižuje potřeba ručních oprav a celý proces je přesnější, rychlejší a transparentnější.

Lepší kontrola nad náklady a firemními pravidly

Jedním z hlavních principů Trippy je jednoduchá myšlenka: finanční data mají vznikat správně už na začátku procesu — ne se ručně opravovat až na jeho konci.

Trippy pomáhá firmám získat:

• méně účetních korekcí,
• vyšší auditovatelnost a compliance,
• jasnější vlastnictví nákladů,
• lepší finanční přehled,
• nižší provozní administrativu,
• konzistentní schvalovací pravidla napříč organizací.

Konfigurovatelné podle potřeb vaší firmy

Každá společnost má vlastní organizační strukturu, schvalovací pravidla, cestovní politiku i účetní požadavky. Trippy proto nabízí nastavitelné workflow a administrační možnosti vhodné pro podnikové prostředí.

Schvalovací procesy lze nastavit například podle:

• organizační struktury,
• nákladových středisek,
• nadřízených manažerů,
• typu výdaje nebo služební cesty,
• interních pravidel konkrétní společnosti.

Řešení podporuje také konfiguraci firemních cestovních pravidel a legislativních požadavků, včetně české cestovní legislativy a nastavení na úrovni jednotlivých společností.

Platforma připravená na další rozvoj

Trippy je navrženo jako dlouhodobá podniková platforma, kterou lze dále rozšiřovat podle potřeb zákazníků i vývoje technologií.

Do budoucna počítáme například s oblastmi jako:

• OCR zpracování účtenek a dokumentů,
• AI scénáře pro podporu uživatelů a automatizaci procesů,
• možnosti napojení přes MCP,
• podpora legislativy dalších zemí,
• pokročilejší nastavení cestovních politik a pravidel.

Nové verze řešení plánujeme průběžně na základě zpětné vazby zákazníků a reálných provozních potřeb.

Chcete vidět Trippy v praxi?

Zjistěte, jak může Trippy zjednodušit správu služebních cest a zaměstnaneckých výdajů právě ve vašem SAP prostředí a domluvte si DEMO ukázku.