Když dokument projde celou cestu sám: od HR dat až k bezpečnému uložení

Zaměstnanec přechází na novou pozici a potřebuje dodatek k pracovní smlouvě. Všechny potřebné údaje už společnost eviduje v SAP SuccessFactors. Přesto personalista otevře šablonu, údaje do ní znovu přepíše, dokument uloží, převede do PDF a odešle k podpisu. Po podepsání jej stáhne, správně pojmenuje a vloží zpět do složky zaměstnance.

Samotná příprava dokumentu zabere jen několik minut. Pokud ale stejný postup HR opakuje u desítek nebo stovek zaměstnanců, vznikají hodiny administrativní práce. Ještě více času zabírá kontrola, dohledávání podepsaných verzí a ověřování, zda byl každý dokument uložen na správné místo.

Digitalizace nekončí vytvořením PDF

Papírovou smlouvu lze nahradit elektronickým dokumentem, aniž by se samotný způsob práce výrazně změnil. Údaje se stále ručně přepisují, soubory putují e-mailem a jednotlivé verze zůstávají v počítačích různých lidí. Papíru sice ubude, ale proces zůstává roztříštěný.

Skutečná změna přichází ve chvíli, kdy na sebe jednotlivé kroky přímo navazují. Dokument vznikne z aktuálních údajů v HR systému, projde určeným schválením a podpisem a po dokončení se automaticky vrátí na správné místo.

Personalista neřeší přesun souboru mezi několika nástroji. Věnuje se obsahu dokumentu a výjimkám, které skutečně vyžadují jeho rozhodnutí.

Každý dokument má svou cestu

Pracovní smlouva, mzdový výměr, potvrzení o zaměstnání nebo předávací protokol mají rozdílný obsah, ale jejich cesta organizací se v mnohém podobá. Vycházejí z údajů zaměstnance, používají schválenou šablonu, procházejí kontrolou a dostávají se k lidem, kteří je mají podepsat nebo převzít.

Právě na těchto přechodech vzniká nejvíce zbytečné práce. Někdo dokument stáhne, jiný ho přejmenuje, další nahraje do podpisové služby a po dokončení jej opět ukládá do personálního systému. Každý ruční krok zároveň vytváří prostor pro záměnu verze, nesprávné přiřazení nebo přehlédnutí nedokončeného dokumentu.

Automatizovaný proces tyto přechody odstraňuje. Data, dokument, podpis i výsledné uložení tvoří jednu souvislou cestu.

Document Generator propojuje data s dokumentovým procesem

Na tomto principu funguje Document Generator – Automatizace HR dokumentů & elektronických podpisů. Řešení navazuje na SAP SuccessFactors Employee Central a používá údaje, které už jsou u zaměstnance vedené.

Document Generator načte potřebná data, doplní je do schválené šablony a připraví výsledný dokument. HR tým přitom spravuje běžný obsah šablon ve Wordu nebo PowerPointu. Změnu formulace, vzhledu nebo standardního textu tak řeší přímo bez každodenní závislosti na IT.

Šablona zároveň pracuje s podmínkami. Jiný text se zobrazí podle země, jazyka, společnosti, pracovní pozice nebo typu pracovního vztahu. HR proto neudržuje velké množství téměř stejných souborů a pracuje s jednotnou sadou schválených dokumentů.

Dokumenty vznikají jednotlivě při konkrétním požadavku, automaticky v návaznosti na událost v HR systému nebo hromadně pro vybranou skupinu zaměstnanců. Ve všech případech vycházejí ze stejných dat a stejných šablon.

Podpis navazuje bez ručního předávání

Po vytvoření pokračuje dokument přímo do navazujícího schvalovacího nebo podpisového procesu. Systém jej předá správným lidem ve stanoveném pořadí a po dokončení převezme finální verzi.

Elektronický podpis tak není samostatným krokem, před kterým musí personalista dokument stáhnout a znovu nahrát. Stává se přirozenou součástí celého oběhu.

HR má přehled o tom, v jaké fázi se dokument nachází, a pracuje s jeho dokončenou verzí. Zaměstnanec dostává dokument v okamžiku, kdy jej potřebuje, bez zbytečného předávání mezi odděleními.

U jednoho zákazníka jsme propojili celý životní cyklus dokumentu

Při jedné z našich implementací nestačilo zákazníkovi pouze rychlejší generování dokumentů. Potřeboval pokrýt jejich cestu od údajů zaměstnance až po dlouhodobé uložení.

Proces začíná v SAP SuccessFactors. Z aktuálních údajů zaměstnance vznikne personalizovaný dokument podle schválené šablony. Následně se odešle k elektronickému podpisu, aniž by jej HR ručně přesouvalo mezi systémy.

Po dokončení podpisu se finální dokument automaticky vrátí k příslušnému zaměstnanci do SAP SuccessFactors. Personalista jej nestahuje, nepřejmenovává ani ručně nezařazuje. Systém zachová vazbu mezi dokumentem a člověkem, kterého se týká.

Tím ale proces nekončí. U dokumentu se sleduje stanovená doba uchování a připravené propojení se stará také o pravidelnou obnovu časového razítka. Dokument tak zůstává řízenou součástí personální evidence i dlouho poté, co byl podepsán a uložen.

Výsledkem není jen rychleji vytvořený soubor. Zákazník získal souvislý proces, který propojuje aktuální HR data, firemní šablonu, elektronický podpis, uložení do SAP SuccessFactors a následnou správu dokumentu.

HR se přestává zabývat přesouváním souborů

Největší změna není vidět v samotném dokumentu, ale v každodenní práci lidí. Personalisté nepřepisují údaje, nehledají správnou verzi šablony a nekontrolují e-mailové schránky, zda se dokument už vrátil podepsaný.

Jejich pozornost se přesouvá od administrativních kroků k obsahu, správnosti procesu a situacím, které vyžadují individuální posouzení.

Stejný princip funguje také u zaměstnanecké samoobsluhy. Pokud zaměstnanec potřebuje standardní potvrzení pro banku, školu nebo úřad, vytvoří si jej z dostupné šablony. Dokument se naplní aktuálními údaji a HR neřeší další opakující se požadavek.

Dobrá implementace začíná u skutečného způsobu práce

Automatizace dokumentů nezačíná instalací aplikace. Nejprve je potřeba pochopit, jak dokument organizací skutečně prochází. Kdo jej vytváří, odkud přebírá data, kdo kontroluje jeho obsah, kdo jej podepisuje a kam se ukládá dokončená verze.

Teprve potom dává smysl nastavit šablony, rozhodovací pravidla, schvalování, podpisy a propojení jednotlivých systémů. Technologie následuje reálný proces a odstraňuje místa, ve kterých dnes lidé opakují práci nebo čekají na další krok.

První nasazení se obvykle soustředí na dokument, který vzniká často a zabírá HR nejvíce času. Po ověření procesu se stejný princip rozšiřuje na další typy dokumentů, země nebo organizační části.

Dokument se má dokončit, ne jen vytvořit

Cílem automatizace není vygenerovat více PDF souborů. Cílem je zajistit, aby správný dokument vznikl z aktuálních údajů, dostal se ke správným lidem a po dokončení skončil na správném místě.

Document Generator propojuje tuto cestu se SAP SuccessFactors a elektronickými podpisy. HR získává řízený dokumentový proces, který nekončí stisknutím tlačítka „Vygenerovat“, ale až ve chvíli, kdy je dokument podepsaný, uložený a připravený pro další správu.

Podívejte se na Document Generator nebo si s námi projděte konkrétní dokumentový proces ve vaší organizaci.