Pracovní cesty a zaměstnanecké výdaje od žádosti po proplacení
Trippy spojuje cestovní žádosti, schvalování, zálohy, vyúčtování služebních cest a samostatné zaměstnanecké výdaje v jednom řešení integrovaném se SAP SuccessFactors. Zaměstnanci zadávají údaje a doklady v přehledném rozhraní, schvalovatelé rozhodují v řízeném workflow a finance dostávají připravené podklady pro zaúčtování a proplacení.
Jeden proces pro cestovní příkaz, vyúčtování i běžný výdaj
Pracovní cesta začíná žádostí s trasou, termínem, účelem, plánovanou dopravou, ubytováním, zálohou a odhadem nákladů. Trippy ji předá ke schválení a po návratu naváže vyúčtováním skutečných výdajů a cestovních náhrad.
Samostatné zaměstnanecké výdaje lze zpracovat i bez pracovní cesty. Uživatel zadá datum, měnu, částku, kategorii, způsob platby a nákladové přiřazení, přiloží jeden nebo více dokladů a odešle výdaj do stejného řízeného procesu.
Co všechno Trippy pokrývá
Od plánování cesty až po finanční vypořádání zůstávají údaje, doklady, rozhodnutí i stav požadavku na jednom místě.
Cestovní žádosti: Tuzemské i zahraniční cesty, více úseků trasy, termíny, účel, plánovaná doprava a ubytování, spolucestující, záloha, odhad diet a celkových nákladů.
Vyúčtování pracovních cest: Skutečná trasa, časy překročení hranic, doprava, ubytování, vedlejší výdaje, poskytnutá strava, diety, zálohy a konečná částka k proplacení.
Výdaje mimo pracovní cestu: Samostatné zaměstnanecké výdaje s kategorií, měnou, způsobem platby, popisem, doklady a přiřazením na nákladové středisko, zakázku nebo projekt.
Vozidla a platební karty: Evidence soukromých vozidel a náhrad za kilometry, schvalování vozidel i rozlišení výdajů hrazených hotově, osobní nebo firemní kartou.
Od plánované cesty k proplacenému výdaji
- Zaměstnanec založí žádost
Doplní trasu, termín, účel, dopravu, ubytování, případné spolucestující, nákladové přiřazení a požadovanou zálohu. Trippy zároveň připraví odhad nákladů. - Žádost projde schválením
Požadavek se předá odpovědným schvalovatelům podle nastaveného workflow. Ti jej mohou schválit, zamítnout, vrátit k doplnění nebo delegovat. - Během cesty se shromažďují výdaje
Uživatel eviduje dopravu, ubytování a další náklady v různých měnách a přikládá související doklady. Výdaje lze zadat také samostatně mimo pracovní cestu. - Trippy připraví vyúčtování
Do vyúčtování vstupuje skutečný průběh trasy, časy, stravování, cestovní náhrady, diety, zálohy a jednotlivé výdaje. Finanční souhrn ukáže výslednou částku. - Vyúčtování se zkontroluje a schválí
Schvalovatelé a finance vidí položky, doklady, nákladové přiřazení i historii procesu. Mohou vyúčtování schválit, vrátit, zamítnout nebo předat dál. - Částka se zaúčtuje a proplatí
Schválené podklady lze pomocí integračních endpointů předat do mezd nebo k bankovnímu převodu mimo mzdovou závěrku podle preferované metody zaměstnance.
Diety a cestovní náhrady podle skutečného průběhu cesty
U zahraniční cesty lze evidovat jednotlivé úseky trasy, země a okamžiky překročení hranic. Trippy z těchto údajů připraví přehled diet po dnech a měnách. Do výpočtu vstupuje délka pobytu i poskytnutá snídaně, oběd nebo večeře.
Finanční souhrn odděluje diety, dopravu, ubytování, ostatní výdaje a zaplacené zálohy. Uživatel i schvalovatel tak před odesláním vidí celkovou částku i částku určenou k proplacení. Aktuální verze podporuje pravidla pro pracovní cesty v České republice.
Do mzdy, nebo rovnou na účet zaměstnance
Zaměstnanec si může nastavit preferovanou metodu náhrady: proplacení ve mzdě nebo bankovní převod. Trippy tuto volbu zobrazuje ve finančním souhrnu vyúčtování a připraví schválenou částku pro navazující zpracování.
Sada osmi integračních endpointů umožňuje předat podklady k zaúčtování do mezd nebo k proplacení mimo mzdovou závěrku na bankovní účet zaměstnance. Firma tak nemusí všechny náhrady vázat na jediný výplatní termín.
Přínosy pro každou roli v procesu
Zaměstnanci: Žádosti, výdaje, doklady a jejich stav mají na jednom místě. Mohou si uložit rozpracovaný požadavek, použít rychlé zadání a zvolit preferovaný způsob proplacení.
Schvalovatelé: V jednom přehledu vidí typ požadavku, žadatele, trasu, termín, částku a nákladové přiřazení. Požadavek mohou schválit, vrátit, zamítnout nebo delegovat.
Finance a mzdy: Dostávají strukturované a schválené podklady včetně měn, diet, záloh, dokladů a členění nákladů. Výslednou částku lze předat do mezd nebo k bankovnímu převodu.
Správci a vedení HR: Mohou nastavit role, oprávnění, schvalovací kroky, firemní entity, číselníky a integrační vazby. Auditní stopa zpřehledňuje průběh schvalovacích i finančních operací.
Napojení na SAP SuccessFactors a finanční procesy
Trippy využívá organizační a zaměstnanecká data ze SAP SuccessFactors a navazuje na firemní strukturu schvalování. Náklady lze přiřazovat na nákladová střediska, zakázky nebo projekty a pracovat s nimi v návaznosti na interní pravidla společnosti.
Po schválení připraví aplikace podklady pro další finanční zpracování. Integrační rozhraní podporují zaúčtování do mezd i proplacení bankovním převodem mimo mzdovou závěrku.
Nastavení podle vašeho procesu
Schvalovací workflow: Definujte schvalovací kroky a dynamické role. Schvalovatel může požadavek schválit, vrátit, zamítnout nebo delegovat; dostupné je také hromadné schvalování.
Role a oprávnění: Řiďte, kdo vytváří požadavky, kdo je schvaluje, kdo provádí finanční kontrolu a kdo spravuje konfiguraci aplikace.
Firemní pravidla a číselníky: Přizpůsobte firemní entity, kategorie výdajů, způsoby dopravy, nákladové objekty, měny, platební metody a další hodnoty používané ve formulářích.
Audit a historie: Sledujte průběh schvalovacích a finančních operací. Auditní záznamy lze podle potřeby zobrazit a exportovat do CSV nebo PDF.
Podívejte se, jak Trippy propojí pracovní cesty, výdaje a proplacení
Na ukázce projdeme cestu zaměstnance, schvalovatele i financí – od cestovní žádosti přes výpočet náhrad a vyúčtování až po předání do mezd nebo k bankovnímu převodu.
Časté otázky o Trippy
- Co je Trippy?
Trippy je řešení Travel & Expense Management integrované se SAP SuccessFactors. Pokrývá žádosti o pracovní cesty, schvalování, cestovní náhrady, vyúčtování služebních cest i samostatné zaměstnanecké výdaje. - Zvládá Trippy tuzemské i zahraniční pracovní cesty?
Ano. V žádosti a vyúčtování lze evidovat tuzemské i zahraniční trasy včetně více úseků, dopravy, ubytování, záloh a výdajů v různých měnách. Aktuální verze podporuje legislativní pravidla České republiky. - Jak Trippy počítá diety?
Do výpočtu vstupují termíny, jednotlivé země, časy překročení hranic a poskytnutá jídla. Přehled vyúčtování následně ukáže diety po dnech a měnách i jejich součet ve finančním souhrnu. - Lze v Trippy zpracovat výdaj, který nesouvisí s pracovní cestou?
Ano. Zaměstnanec může vytvořit samostatný výdaj, doplnit datum, měnu, částku, kategorii, způsob platby, popis, nákladové přiřazení a jeden nebo více dokladů. - Podporuje Trippy soukromá vozidla a firemní platební karty?
Ano. U soukromých vozidel lze evidovat údaje potřebné pro výpočet náhrad a schvalovat jejich použití. U výdajů lze rozlišit hotovost, osobní kartu a firemní kartu, aby bylo zřejmé, která částka se zaměstnanci proplácí. - Jak se zaměstnanci výdaje proplatí?
Zaměstnanec si může zvolit preferovanou metodu náhrady. Schválená částka se předá buď do mezd, nebo k bankovnímu převodu na účet zaměstnance mimo mzdovou závěrku. - Jak je Trippy propojené se SAP SuccessFactors?
Trippy využívá zaměstnanecká a organizační data ze SAP SuccessFactors a pracuje s nimi v žádostech, schvalovacích rolích a navazujícím finančním procesu. Konkrétní rozsah integrace se nastavuje podle prostředí zákazníka. - Je možné dohledat historii schválení a změn?
Ano. Trippy vede auditní stopu schvalovacích a finančních operací. Záznamy lze zobrazit a exportovat do CSV nebo PDF.